Adattárházas projektek menedzsmentje: Kihívások és Legjobb Gyakorlatok II.

Adattárházas projektek menedzsmentje: Kihívások és Legjobb Gyakorlatok I. cikkünkben megismerhettünk egy DWH-s anomáliát, megvizsgáltuk az adatminőség szerepét az adattárházak és a társrendszerek vonatkozásában, valamint szó esett az elkészült fejlesztések menedzsment előtti pozícionálásának nehézségeiről. Bemutattuk továbbá az adatkorrekciók lehetséges hatásait, illetve ismertettünk egy angol nyelvterületen meghonosodott DWH-s szakkifejezést.

Ebben a cikkben az adattárházas projektek különböző szempontok szerinti finomhangolását tárgyaljuk, valamint projektvezetői és szállítói szempontból is megvizsgálunk néhány jellemző projektvezetői helyzetet.

Határidőre optimalizált fejlesztések

Azok a projektvezetők, akik a határidők betartására optimalizálják projektjeiket, gyakran – akár tudattalanul is – élnek a projektkompresszálás lehetőségével. Ez könnyen olyan helyzetekhez vezethet, amelyekben a kritikus úton lévő feladatok, és ezzel együtt egyes projektfázisok, átfedésbe kerülnek.

Projektkompresszálás alatt elsősorban a PMI (Project Management Institute) terminológiája szerinti „Fast Tracking” technikát értjük, amely különösen jellemző a hazai biztosítók és bankok IT-projektjeire. A Fast Tracking az eredetileg egymást követően végrehajtani tervezett feladatok párhuzamosítását jelenti. Ezzel szemben ritkábban alkalmazott kompresszálási technika a „Crashing”, amelynek során pótlólagos erőforrások bevonására kerül sor.

Nézzünk egy példát:

• A forrásrendszeri adattisztítási feladat 90%-os készültségi szintjén már megkezdjük a ráépülő adatbányász logikák definiálását
• A fentiek következtében az adatbányász logikák definiálását csupán 80%-os készültségi szintig tudjuk elvégezni.
• A forrásrendszeri adattisztítási feladat lezárását követően szükségessé válik az adatbányász logikák specifikációjának aktualizálása és véglegesítése. Bár a hátralévő feladatok a teljes munka mindössze 20%-át teszik ki, ezek megvalósítása a tervezett erőforráskeret kétszeresét, azaz mintegy 40%-ot igényel.

Könnyen belátható, hogy a nem kellő mélységben megtervezett, határidőre optimalizált fejlesztések esetében a projektben részt vevő szakemberek frusztrációja jelentősen megnő. Szállítói szerepkörben különösen gyakran kerülhetünk olyan helyzetbe, ahol – megfelelő kommunikáció hiányában – nem tudjuk érvényesíteni a fennmaradó 20%-nyi feladatra ténylegesen szükséges, akár annak kétszeresét kitevő időráfordítást. (A fenti példát alapul véve, projektalapú szerződéses konstrukciót feltételezve.)

Amennyiben egy projektvezető a határidők betartására optimalizálja a projektet, ezt célszerű már a kezdeti fázisban egyértelműen kommunikálnia.

Feszültség jellemzően akkor alakul ki, amikor egy határidőre optimalizált projektben a projektvezető elvárásként fogalmazza meg a résztvevőkkel szemben az erőforráshatékonyságra optimalizált becslések készítését.

A becslésért felelős kollégák gyakran beárazzák ezeket a körülményeket, amelyet a gyakorlatban fejlesztési tartaléknak neveznek. Ebből finanszírozható a projektfeladatok átfedéséből adódó többletmunka, amely – különösen megfelelő projektvezetési tapasztalat hiányában – gyakori jelenség az adattárházas projektekben.

A fejlesztési tartalékot azonban a becslésekben nem célszerű külön feltüntetni, mivel nem kapcsolódik előre definiált eredménytermékhez, és így egy adott témában nem jártas szponzor ellenérzését válthatja ki. Ezen fejlesztési tartalék gyakran a részfeladatokon kerül szétporlasztásra, ami hátrányos lehet, mivel a DWH-s projektvezető kevésbé érzékeli a projektfeladatok átszervezése okán felmerülő valós pénzügyi következményeket.

Szállítói szempontból érdemes kiemelni, hogy a munka újraszervezése következtében X embernapnyi, költségmentes többletfeladat merült fel. Ezt fontos tudatosítani, mert ha ez ismétlődően előfordul, előbb-utóbb pótlólagos erőforrás bevonását kell kérnünk a projekttől. Ezt könnyebb megtenni, ha bizonyos többletfeladatokat korábban felár nélkül elvégeztünk, akár a fejlesztési tartalék terhére.

Általánosságban elmondható, hogy két esetben indokolt igazán a fejlesztési tartalék alkalmazása:

• A projekt alapos előkészítésére nincs lehetőség és/vagy
• A projektet határidőre optimalizáljuk, így a kevésbé hatékony erőforrás-felhasználást tompítására lehet szükség.

Ha ügyfél oldali projektvezetőként külső beszállítóval projektalapon dolgozunk, kiemelten fontos előre átbeszélni az egyes fejlesztések árazását, valamint megismerni a szállító elképzeléseit az egyes részfeladatokról, azok függőségeiről és az esetleges munka újraszervezése során alkalmazott árazási politikáról. Ezek ugyanis jellemzően nem szerepelnek az ajánlatban.

Erőforrásfelhasználásra optimalizált fejlesztések, a kontextusváltás költsége

A fentieken túl, adattárházas fejlesztéseinket erőforrásfelhasználásra is optimalizálhatjuk; ekkor a kritikus úton lévő feladatok nem kerülnek tömörítésre. Projektvezetőként azonban könnyen kerülhetünk olyan helyzetbe, hogy a kisebb ellenállás irányába indulva mégsem így tervezünk, nem törődve a projekttagok hosszú távú motivációjának fenntartásával.

Ebben az esetben a feladat elvégzéséhez minden lényegi előfeltétel rendelkezésre áll, folyamatban lévő részfeladatokat nem szükséges leállítani, majd újra kezdeni. Tehát a fenti példánál maradva a társrendszeri adatokon végzett adattisztítási műveletek lefutottak, majd a forrásoldalon letesztelt állományokra megszakítás nélkül elvégezhető az adatbányász logikák specifikációja, majd fejlesztése.

Míg az üzleti szakértők jellemzően üzleti definíciókban, absztrakt üzleti fogalmak mentén gondolkodnak, addig a fejlesztőkre jellemzőbb az analitikus, lassú gondolkodásmód, ahol a feladatok megszakításakor és újrakezdésekor hatványozottan megjelenik a kontextus váltás költsége. Ezt a költséget spórolhatjuk meg egy erőforrásfelhasználásra optimalizált projekttervezésnél, és jellemzően ennek árát fizetjük meg, mikor a projekt körül kezd fogyni a levegő. Utóbbi fogalmat az emberi gondolkodás leírására használják, de a gyökere a processzorok memóriahasználatáig nyúlik vissza.

Fejlesztések becslése

Jelen ponton kizárólag azt vizsgáljuk, hogy a DWH-s fejlesztésünk árazása miképpen alakul, figyelembe véve a nemzetközi sztenderdeket, a becslések pontosságára vonatkozóan (ez egyébként megfelel a hazai gyakorlatnak is). Mielőtt továbbmennénk, fontos leszögezni: beszélhetünk indikatív becslésről, büdzséterv-becslésről, valamint részletező, pontos becslésről. Az, hogy a becslésünket mire optimalizáljuk, reálisan a részletező becslésre van hatással – akár a -5%-tól +30% szintre is eltérítve azt.

Becslés típusa	Pontosság mértéke
Indikatív becslés	-25%-tól +75%-ig
Büdzsé tervbecslés	-10%-tól +25%-ig
Részletező (pontos) becslés	-5% to +10%-ig

Konklúzió:

A fentieket olvasva könnyen beláthatjuk, hogy szakmai vezetőként, csoportvezetőként inkább az erőforráshatékonyságra optimalizált projektekben lehetünk érdekeltek, míg projektvezetőként könnyen tolódhatunk el a határidőre optimalizált munkaszervezés irányába.

Ha érték számunkra adattárházunk stabilitása és fenntarthatósága, kollégáink motivációjának fenntartása, akkor a szállítóval való munkavégzés során igyekezzünk projektjeinket erőforráshatékonyságra optimalizálni és ezt érvényesíteni a szállító árazásában.

A szállítóval való munkavégzés során érdemes olyan projektkörülményeket biztosítani, ahol a szállítónak ki tud alakulni a tulajdonosi szemlélete (függetlenül attól, hogy jellemzően nem kizárólagosan övé az adott rendszer kódja), akár stratégiai partnerségek kötésével, vagy a megosztott tulajdonjog alkalmazásával.

Az adattárházak továbbfejlesztése során előforduló fejlesztési és menedzsment nehézségek kiküszöbölésére használhatjuk a CLARA, PWM, Dexter alkalmazásokat.

Értsük meg, ill. fogadtassuk el a magasabb szintű döntéshozókkal is, hogy az adattárházas projektek gyakran rendelkeznek olyan sajátosságokkal, melyek okán a tradicionális projektmenedzsment eszköztár alkalmazása csak részben kifizetődő. Amennyiben ezt mégis hagyjuk magunkra kényszeríteni, úgy a hosszú távú fenntarthatóság, üzleti értékmaximalizálás, de még kollégáink szakmai elköteleződése is biztosan sérülni fog.