Szolgáltatásaink

Informatikai rendszerek szervezetbe illesztésének támogatása

Az informatikai rendszerek megvalósítása nem ér véget az elkészült és letesztelt alkalmazás leszállításával. A használatba vételt meg kell alapozni a jövendőbeli felhasználók oldalán, csakúgy mint az üzemeltetési feladatok felvállalását az üzemeltetői oldalon. Ezt a folyamatot az alábbi szolgáltatásainkkal tudjuk támogatni:

Felhasználói folyamatok kialakítása és dokumentálása
Üzemeltetői folyamatok kialakítása és dokumentálása
Felhasználói képzések végrehajtása, vizsgáztatás
Üzemeltetői képzések végrehajtása, vizsgáztatás

Felhasználói folyamatok kialakítása és dokumentálása

A felhasználói folyamatokat a rendszert érintő üzleti folyamatok, valamint a megvalósult rendszer funkcionalitásának figyelembe vételével kell megtervezni. A végleges folyamatok dokumentálása a Felhasználói kézikönyvben, felhasználói csoportonként történik. Ez a kézikönyv lesz a felhasználói tréningek alapja.

A felhasználói folyamatok kialakításánál szorosan együttműködünk az un. kulcsfelhasználókkal, akiket egy-egy felhasználói terület képviseletében arra választunk ki, hogy az átlagosnál mélyebben megismerjék a rendszert, annak nem csak funkcionális, hanem bizonyos informatikai vonatkozásait is. Ez biztosítja a tudás-átadás nagyobb hatásfokát a végfelhasználók felé.

A kulcsfelhasználóknak célszerű részt venni a tesztelésben, a kommunikációs tevékenységekben, és a végfelhasználói oktatási anyagok elkészítésében, ezáltal belső funkcionális szakemberek kerülnek ki ügyfelünk alkalmazottai közül, akik képesek lesznek saját munkatársaiknak támogatást nyújtani a rendszerindítás és működtetés során.

A felhasználói folyamatok és a Felhasználói kézikönyv kialakítása során külön figyelmet fordítunk a rendszer által használt terminológiára. A fogalmi egyeztetés meghatározó lehet az adott rendszer felhasználhatóságában, különösen külföldi szoftverek magyarországi implementációjánál és többnyelvű rendszereknél. Tapasztalataink szerint az tud megfelelő minőségű Felhasználói kézikönyvet készíteni, aki előzőleg mélységében megismeri a rendszer működését, illetve az érintett üzleti folyamatokat.

Üzemeltetői folyamatok kialakítása és dokumentálása

Az üzemeltetési folyamatok kialakításánál a kérdéses rendszer üzemeltetési igénye és a vállalatnál egyébként szokásos üzemeltetési menet illesztését kell elvégezni. Ennek dokumentálására Üzemeltetői kézikönyv készül, amely az üzemeltetői tréning alapjául is szolgál.

Az üzemeltetői folyamatok kialakításába beleértjük a HelpDesk munkatársak felkészítését is. A számukra történő tréning segédlet és dokumentáció tematikájának kialakításánál nagymértékben támaszkodunk a felhasználói képzések során elkövetett típushibákra, illetve gyakran ismétlődő kérdésekre (GY.I.K), amelyeket ezért szisztematikusan gyűjtünk.

Felhasználói képzések végrehajtása, vizsgáztatás

A felhasználói képzés tematikáját az adott informatikai rendszert érintő üzleti folyamatokra és felhasználói folyamatokra építve dolgozzuk ki, hiszen ahhoz, hogy kihasználhatóak legyenek a bevezetendő informatikai rendszer előnyei a felhasználókat a rendszer jó kezelésén túl fel kell készíteni az üzleti folyamatok és a folyamatokban betöltött saját szerepkörükből adódó változásokra is. A képzések kialakításánál az alábbi szempontokat tartjuk szem előtt:

Üzletközpontúság - a felhasználók saját munkakörüknek és az üzleti folyamatokban játszott szerepüknek megfelelő felhasználó-csoport specifikus képzésen vesznek részt. Az oktatási modulok ütemezése megfelel az üzleti funkciók megvalósítási ütemezésének.
Élet-közeliség - A tréningek során bemutatott példák, gyakorlatok, illetve vizsgafeladatok szimulálják a tipikus, mindennapi tevékenységeket.
Tipikus hibák bemutatása, GY.I.K. - Az oktatási anyagok a rendszer funkcionalitásainak bemutatásán kívül tartalmazzák a végfelhasználók által esetlegesen elkövethető hibákat, illetve azok kezelését, illetve a várhatóan felmerülő végfelhasználói kérdéseket és válaszokat (GY.I.K.).

Az képzések végrehajtásának első lépése az oktatási terv és módszertan kialakítása, amely az alábbi lépésekből áll:

az oktatási célcsoportok meghatározása (üzleti kulcsfelhasználók, végfelhasználók, végfelhasználói trénerek - "train the trainer" elv esetén),
az oktatási modulok részletes tervezése,
az oktatások ütemezése,
az oktatási környezetek tervezése,
a lebonyolítás és a folyamatos kontroll módszereinek kialakítása.

Ezt követően minden célcsoport számára kidolgozásra kerülnek a személyre szabott oktatási anyagok. Ez alatt értjük a végfelhasználók része készítendő tananyagokat, illetve a trénerek részére készítendő tréneri kézikönyveket is. Az elkészült oktatási anyagok alapján felkészült tanácsadóink megtartják a szükséges oktatásokat az üzleti kulcsfelhasználók, végfelhasználók, illetve a végfelhasználói trénerek számára.

Az oktatások lebonyolítása során biztosítjuk, hogy az oktatott személyek által feltett kérdések, elkövetett típushibák egy gyakran ismétlődő kérdések (GY.I.K.) dokumentumban összegyűjtésre és folyamatos frissítésre kerüljenek (ez fontos segítséget adhat a későbbi Help Desk munkatársak számára is).

Az oktatások végrehajtása egy előre elkészített módszertani útmutatón alapszik, amely az alábbiakra terjed ki:

oktatók pozicionálásra,
az oktatások néhány alapszabályára,
az oktatási nap kezdésével és befejezésével kapcsolatos tevékenységére,
az oktatáson rendelkezésre álló dokumentumokra, eszközökre,
a helyszínen elvégzendő feladatokra az adott oktatással kapcsolatban (oktatás előtt, közben és végén),
az oktatási tematikára (mely részletes tartalmazza az adott modulok percenkénti bontását, a módszertani információkat (dia száma) bemutatandó példákat),
ellenőrző listákra,
jelentéi ívek elkészítésére,
egyéb az adott oktatásra vonatkozó specifikus információkra.

Az oktatásokat gondos előkészítés és szervezés előzi meg, amely alatt értjük:

a helyszínek kiválasztását,
időpontok kijelölését (tartalék időpontokkal),
a helyszínen biztosítandó eszközök kiválasztását és beüzemeltetését (lokális hálózat kiépítése, megfelelő IT környezet, előkészített adatbázisok és rendszer verziók telepítése), az oktatók kiválasztását,
az oktatáson résztvevők hallgatók kiértesítését, szükség esetén szállás foglalását,
az oktatási anyagok sokszorosítása és biztosítása az adott oktatási napon.

Az oktatások vizsgáztatással zárulnak. Ehhez tanácsadóink elkészítik mind az elméleti, mind a gyakorlati vizsgakérdéseket, majd levizsgáztatják a hallgatókat, egyben kiértékelik a vizsgaeredményeket, és az adott eredményekről tájékoztatják az ügyfeleinket. Hosszabb oktatások esetén célszerű folyamatos gyakorló feladatokat beiktatni és a nagyobb oktatási modulokat tudáspróbákkal lezárni.

A "train the trainer" elv alkalmazása esetén a tréningek megkezdése előtt szimulált próbaoktatás keretében mérjük le a leendő oktatók megszerzett rendszer ismeretét, illetve tréneri képességeik gyakorlati alkalmazását. A vizsgát megelőzően ki kell alakítani a vizsgáztató csapatot, a trénerek értékelési szempont rendszerét, melyet előzetesen egyeztetni, értelmezni szükséges.

Az oktatások megfelelő minőségű lebonyolításának érdekében mindenképpen szükséges az oktatók és a végfelhasználók munkájának folyamatos ellenőrzése.

Üzemeltetői képzések végrehajtása, vizsgáztatás

Az üzemeltetői képzés kiterjed a tesztelők, a rendszer későbbi üzemeltetőinek és a HelpDesk munkatársak oktatására. Menete megfelel a felhasználói képzések végrehajtásának (#link: Felhasználói képzések végrehajtása, vizsgáztatás), az alábbi kiegészítésekkel:

az oktatási célcsoportok meghatározásának ki kell terjednie a tesztelőkre, a rendszer későbbi üzemeltetőire és a HelpDesk munkatársakrais;
a tesztelői oktatásokat már a fejlesztés korai szakaszában meg kell kezdeni, mert ez nagymértékben segíti a rendszer átvételét és elfogadását, ezen túlmenően a felmerülő hibák számának csökkentését, illetve a hiba riportok minőségének javulását idézi elő;
az oktatási tematika összeállításánál figyelembe kell venni az adott szervezet informatikai környezetének szokásos üzemeltetési menetét vs. az új informatikai rendszer igényeit;
a felhasználói oktatások lebonyolítása során biztosítani kell, hogy az oktatott személyek által feltett kérdések, elkövetett típushibák egy gyakran ismétlődő kérdések (GY.I.K.) dokumentumban összegyűjtésre és folyamatos frissítésre kerüljenek, hiszen ez fontos segítséget adhat a későbbi Help Desk munkatársak képzési tematikájának kialakításához.